第１4 回　会計システムの初期導入について

会計システムを新規に導入する場合、企業の状況によって導入期間は大きく異なります。

タイに新規進出した企業で、まだ既存の会計データがない場合は、おおむね1～2カ月程度が一つの目安になります。

一方、すでに稼働している会計システムから新しいシステムへ置き換える場合には、既存データの移行作業が発生します。

そのため、一般的には2～3カ月程度を見ておく必要があります。

特に重要なのは、単に新しいソフトウエアを導入することではありません。

「現在の会計情報を、どのような形で新しいシステムへ引き継ぐのか」

というデータ移行の問題です。

◆既存会計システムから置き換える理由

タイに新しく進出した企業であれば、最初から新しい会計システムを構築するため、大きな問題なく導入できるケースが多くあります。

しかし、すでにタイで会社を運営している企業の場合には、すでに何らかの会計システムが稼働しているか、あるいは会計専門業者に会計処理を委託しているケースが一般的です。

それにもかかわらず、あえて既存システムを置き換える理由があります。

その代表的なものが、

「タイのローカル会計システムを使っているため、日本人経営者から見ると会計情報がブラックボックス化している」

という問題です。

会計処理そのものは正しく行われていても、

• どのような勘定科目で処理されているのか
• 売掛金はいくら残っているのか
• 買掛金はいくらあるのか
• 在庫金額はいくらなのか
• 固定資産をどれだけ保有しているのか

といった情報を、日本人経営者が容易に把握できないことがあります。

そこで、単に「会計処理ができるシステム」ではなく、経営者自身が会社の数字を理解できる会計システムへ置き換える必要が生じます。

◆既存会計システムからの移行データ

既存システムから新しい会計システムへ移行する場合、最も大きな作業の一つがデータ移行です。

代表的な移行データには、次のようなものがあります。

① 勘定科目マスタ

まず必要になるのが、**勘定科目マスタ（Chart of Accounts）**です。

既存システムとまったく同じ勘定科目を使用すれば、移行そのものは比較的簡単です。

しかし、それでは日本人経営者にとって分かりにくいままになってしまう可能性があります。

例えば、日本の本社で使用している勘定科目体系との対応を考えながら、

「タイの会計情報を日本側でも理解できる形にする」

という設計が重要になります。

特に日本本社との連結決算を考える場合、勘定科目体系の整備は単なるシステム移行作業ではありません。

経営情報をどのように見せるかという戦略的な問題でもあります。

② 初期残高・初期在庫

次に必要となるのが、会計開始時点の初期残高です。

例えば、

• 現金・預金
• 売掛金
• 買掛金
• 固定資産
• 借入金
• 資本金
• その他の勘定科目

などについて、会計開始時点の残高を設定する必要があります。

また製造業の場合には、

• 購入品・原材料
• 仕掛品（WIP）
• 完成品

などの初期在庫数量と在庫金額も重要になります。

単に「在庫合計はいくら」とするだけではなく、品目ごとの数量・単価・金額などを正確に移行する必要があります。

③ 売掛金・買掛金明細

AR（Account Receivable：売掛金）

AP（Account Payable：買掛金）

についても、会計開始時点で残っている明細を移行する必要があります。

例えば売掛金であれば、

• 顧客
• Invoice No.
• Invoice Date
• Due Date
• Invoice Amount
• 未回収残高

などを移行します。

買掛金についても同様に、仕入先ごとの未払Invoiceを明細単位で移行することが重要です。

ここを単純に総額だけで移行してしまうと、その後の入金・支払時にInvoice単位で消し込むことができなくなります。

そのため、AR・APは残高だけでなく明細で移行することが重要です。

④ 固定資産データ

固定資産についても、会計開始時点で保有している資産を移行する必要があります。

例えば、

• 資産番号
• 資産名称
• 取得日
• 取得価額
• 耐用年数
• 減価償却方法
• 減価償却累計額
• 帳簿価額

などです。

タイでは、固定資産として管理する金額の下限が比較的低いため、企業によっては非常に多くの固定資産データを移行することになります。

そのため、固定資産を一件ずつ手入力するような方法では、時間だけでなく入力ミスのリスクも大きくなります。

Excelなどからデータを取り込み、自動的に変換できる仕組みを持った会計システムが望ましいでしょう。

⑤ 各種マスタ

さらに、会計だけではなく、関連する各種マスタの移行も必要になります。

代表的なものとして、

• 顧客マスタ
• 仕入先マスタ
• 品目マスタ
• 価格マスタ
• その他取引先情報

などがあります。

特にERPの場合には、会計だけを切り離して考えることはできません。

販売、購買、在庫、生産などの各システムと会計が連動するため、マスタ情報の整合性が非常に重要になります。

◆データ移行で重要なのは「数字を移すこと」ではない

既存システムから新システムへの移行というと、

「現在のデータを新しいデータベースへコピーすればよい」

と思われがちです。

しかし、実際にはそう簡単ではありません。

例えば、既存システムの勘定科目が日本人には理解しにくいものであれば、それをそのまま移行するのではなく、新しい勘定科目体系に整理する必要があります。

また、AR・APについても、単純に残高だけを移すのではなく、Invoice単位で引き継がなければ、その後の消込処理に支障が出ます。

つまりデータ移行とは、

「古いシステムのデータを新しいシステムへコピーする作業」ではなく、「新しい経営管理の仕組みにデータを整理し直す作業」

なのです。

◆お客様とベンダーの協力が不可欠

データ移行を成功させるためには、システム提供ベンダーだけで作業することも、企業側だけで作業することもできません。

お客様側には、

「この数字は何を意味しているのか」

という業務知識があります。

一方、ベンダー側には、

「その情報を新しいシステムでどのように管理するのか」

というシステムの知識があります。

この二つを組み合わせる必要があります。

特に、

勘定科目
初期残高
在庫
AR
AP
固定資産
各種マスタ

については、双方が確認しながら移行することが重要です。

◆初期導入で最も重要なこと

会計システムの導入は、ソフトウエアをインストールして終わりではありません。

特に既存システムからの置き換えでは、

「現在の会社の状態を正確に把握し、それを新しいシステムの中に正しく再現する」

ことがスタートになります。

さらに、せっかくシステムを置き換えるのであれば、単純に旧システムを再現するだけではなく、

日本人経営者が会社の状況を理解できる会計体系に整理する。

ここまで踏み込むことに、大きな意味があります。

したがって会計システムの初期導入とは、単なるシステム導入ではなく、会社の会計情報そのものを整理し直す機会でもあるのです。